ビジネス文書の書き方についてまとめてみた

こんにちは。10月から加わりました、社会人2年目、街角キャリアライターの稲垣です。普段は、大手旅行会社の営業としてバリバリ働いています。2年目ということで、まだまだ未熟な事も多く、日々の仕事が勉強です。
ここでは、そんな実際に社会人として働く、私自身のリアルな目線から考えた事・感じた事を織り交ぜながら、20代社会人の皆さんの「ちょっと役に立てる」事を、カジュアルに伝えていきたいと思います。

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『今回のトピック』

通勤する電車内、テレワーク中のちょっとした休憩時間・・・
そんなスキマ時間に気軽に読んでくださるとうれしいです！

早速ですが、ここで取り上げるのは「ビジネスで使える、季節の挨拶の書き方」です。

会社で働いていると、お客様とのメールはもちろん、送付状、報告書、謝罪文、顛末書・・・などなど、本当に多くの文書を書く機会があります。いわゆる「ビジネス文書」です。仕事をしていく際に、「全くビジネス文書に触れない」という事はないと思います。

例えば営業の仕事では、お客様と無事に契約が成立した際に、「契約書」という文書を交わします。これもビジネス文書の一種です。私も働き始めてから1年少ししか経っていませんが、これまで本当に多くのビジネス文書を書いてきました。

そんなビジネス文書ですが、実はある程度決まった作法があります。そのうちの一つが、季節の挨拶です。この季節の挨拶があるかないかで、実はビジネス文書全体のイメージが変わってきます。

ここでは、そんな季節の挨拶について、書き方やその意味をまとめていきたいと思います。

それでは、一緒に見ていきましょう！

『ビジネス文書とは？』

そもそも「ビジネス文書」とは、どのようなものなのでしょうか。
ビジネス文書は、仕事の場で使う様々な文書の事を指していますが、実は大まかに２つのカテゴリに分類されます。

①社外文書
②社内文書

― 社外文書とは業務文書と社交文書に分かれる

①の社外文書はその名の通り、「取引際や顧客など、社外（会社の外の人）に向けた文書」です。先ほども書かせていただいた、「契約書」や「申込書」などがこれにあたります。

例えば、皆さんが携帯会社と通信契約を交わす際に記入する様々な文書、内定時に企業と交わす内定承諾書、全て、社外の人に向けた「社外文書」です。

また社外文書は、さらに「業務文書」と「社交文書」に分類されます。

これまで説明してきた社外文書は、全て業務文書にあたります。一方社交文書は、「挨拶状」や「祝い状」、「礼状」といった、儀礼の意味合いが強い文書の事を指します。

― 社内文書は業務報告書をはじめ社内で使われる文書

他方で、②の社内文書は、「会社の中の人が読む文書」です。企業が社員向けに毎日発表している「事務連絡」や上司に提出する「業務報告書」、あるいは所属組織内で発信する「意見交換会のご案内」といったものまで、社内に関わる文書は全て、社内文書となります。

このように、ビジネス文書といっても、その文書が「誰に向けて」、「どのような目的で」書かれたものなのかによって、様々な種類の文書がある事が分かります。

『ビジネス文書の基本構成』

続いて、ビジネス文書の基本的な書き方について見ていきましょう。
ここでは、①頭語・結語、そして②季節の挨拶について取り上げます。

①頭語・結語

ビジネス文書を書く際には、必ずこの「頭語」と「結語」を入れます。
頭語・結語は、手紙や文書特有の挨拶言葉です。「こんにちは」のような社交辞令的な意味合いがあり、頭語と結語は必ず対になって使います。

加える場所は、本文の始まりと終わりです。以下が、実際の頭語・結語の例です。皆さんも、どこかで1度は目にした事があるかもしれません。

・拝啓　⇔　敬具

・謹啓　⇔　敬白

・前略　⇔　草々　

お悔み状においては、頭語を省略する事もありますが、基本的にビジネス文書においては、頭語・結語は欠かせない言葉です。

②季節の挨拶

そして、頭語・結語に並んでビジネス文書で欠かせないのが、このコラムのテーマ、「季節の挨拶」です。季節の挨拶は、頭語に続いて書いていきます。

また句点・読点は入れません。
季節の挨拶を入れる事で、その時々の季節感を表す事が出来ます。季節の挨拶には、「漢語表現」と「和語表現」があります。違いは次の通りです。

・漢語表現：「初春の候」のように季節を表す2字熟語を用いて、4文字～6文字で表現。固い表現のため、ビジネスの場ではこちらが用いられる事が多い。

・和語表現：「春たけなわの季節となりましたが」のように、文章の形式で表現。柔らかい印象を相手に与えられるため、文書の中身や性質、読む相手に応じて取り入れる。

また、季節の挨拶自体を入れず「時下」という一言にまとめて、「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」のように記す場合もあります。

1月から12月まで、各季節に応じて決まった挨拶があります。代表例をまとめました。

〇春（3～5月）

漢語表現	和語表現
早春の候	春というのに寒い毎日が続いておりますが
春暖の候	春たけなわの季節となりましたが
新緑の候	風薫るさわやかな季節となりましたが

〇夏（6～8月）

漢語表現	和語表現
梅雨の候	梅雨空の季節となりましたが
大暑の候	いよいよ夏の到来を迎え
残暑の候	残暑厳しい折から

〇秋（9～11月）

漢語表現	和語表現
初秋の候	美しい秋晴れが続いておりますが
仲秋の候	そろそろ街路樹が色づきはじめましたが
晩秋の候	冬の気配が感じられる今日この頃

〇冬（12～2月）

漢語表現	和語表現
初冬の候	今年も残り少なくなってまいりましたが
新春の候	早いものでいつしか松の内も明け
余寒の候	底冷えの残る毎日でございますが

1年を通して、様々な表現がありますね。
これらの適切な季節の挨拶を使えるようになれば、社会人として一歩前進です。最後に

ここまで、ビジネス文書の基本、頭語・結語、そして季節の挨拶について説明してきました。

ビジネスで使う文章・言葉のため、難しくとっつきにくいかもしれませんが、一度慣れてしまえば、長い社会人生活でいつでも役立つスキルになります。

どんな文書にも、必ず「読む相手」がいます。大事なことは、「相手の事を考えた文書をかけるかどうか」。これはビジネス文書でも変わりません。

頭語・結語や季節の挨拶など、ビジネス文書に決まった様式があるのも、相手の事を「より」考えた文書をかけるようにするためです。特に季節の挨拶は、日本固有の「四季」が数文字の言葉にぐっと凝縮された、とても素敵な表現です。